OSS und Odoo: Die perfekte Kombination für Ihre EU-weite Umsatzsteuerabwicklung

Die Umsatzsteuerabwicklung innerhalb der EU kann für Unternehmen eine echte Herausforderung sein. Unterschiedliche Steuersätze, komplexe Meldefristen und der administrative Aufwand für die Registrierung in jedem Mitgliedsstaat können für großen Aufwand sorgen. Seit dem 1. Juli 2021 hat die Europäische Union mit dem One-Stop-Shop (OSS) ein neues Verfahren eingeführt, das die Abwicklung der Umsatzsteuer für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe innerhalb der EU erheblich vereinfacht. Um dieses System effektiv zu nutzen, benötigen Sie natürlich eine passende Software. Für Unternehmen, die ihre Prozesse effizient gestalten möchten, bietet die Integration von OSS in das ERP-System Odoo eine optimale Lösung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie mit dieser Synergie Ihre EU-weite Umsatzsteuerabwicklung effizient, fehlerfrei und compliant gestalten.

Herausforderungen der EU-Umsatzsteuer

Bis 2021 mussten Unternehmen, die grenzüberschreitende Dienstleistungen oder Waren an Privatkunden in der EU verkauften, sich in jedem Zielland umsatzsteuerlich registrieren lassen. Dies bedeutete:

• Mehrfache Registrierungen in bis zu 27 Mitgliedsstaaten.
• Unterschiedliche Steuersätze (z. B. 19 % in Deutschland, 20 % in Frankreich, 22 % in Italien, 23 % in Portugal).
• Komplexe Meldeverfahren mit monatlichen oder quartalsweisen Voranmeldungen.
• Hohes Fehlerrisiko durch manuelle Berechnungen.

Für KMUs war dies ein immenser Aufwand – sowohl zeitlich als auch finanziell. Doch seit der Einführung des One-Stop-Shop (OSS) durch die EU hat sich das geändert.

Was ist das One-Stop-Shop (OSS)?

Das OSS ist ein vereinfachtes Verfahren zur Umsatzsteuererklärung für EU-weite Verkäufe. Es ermöglicht Unternehmen:

• Zentrale Anmeldung: Sie melden und zahlen die Umsatzsteuer für alle EU-Länder über eine einzige Meldung in Ihrem Heimatland.
• Keine lokalen Registrierungen mehr erforderlich.
• Gültig für digitale Dienstleistungen, Fernverkäufe von Waren und bestimmte innergemeinschaftliche Lieferungen. Informationen dazu finden Sie auch auf den Webseiten der EU (Screenshot s.u.).

Vorteile des OSS:

• Vereinfachte Steuererklärung: Umsätze werden quartalsweise über das OSS-Portal gemeldet, was den Verwaltungsaufwand reduziert.​
• Reduzierter Bürokratieaufwand: Unternehmen sparen Zeit und Kosten, da separate Registrierungen und Meldungen in anderen EU-Ländern entfallen.
• Kostensenkung: Weniger Verwaltungsaufwand und Beratungskosten.
• Compliance-Sicherheit: Automatisierte Einhaltung der EU-Vorgaben.

Doch wie lässt sich das OSS effizient in den Unternehmensalltag integrieren? Hier kommt Odoo ins Spiel.

Odoo: Die All-in-One-ERP-Lösung

Odoo ist eine Open-Source-ERP-Software mit inzwischen weltweit mehr als 13 Millionen Kunden. Odoo bietet u.a. Module für Buchhaltung, Vertrieb, Lagerhaltung und viele betriebliche Funktionen mehr. Für die Umsatzsteuerabwicklung sind vor allem diese Features relevant:

• Automatisierte Steuerberechnungen: Odoo ermittelt anhand des Lieferlands und Produkttyps den korrekten Steuersatz.
• Echtzeit-Updates: Steuersatzänderungen werden automatisch eingepflegt.
• OSS-Integration: Spezielle Module generieren die erforderlichen Berichte für die OSS-Meldung.
• Customization: Dank Open-Source-Architektur lässt sich Odoo an individuelle Anforderungen anpassen.

Odoo und OSS im Zusammenspiel

Die Kombination von Odoo und OSS automatisiert die gesamte Umsatzsteuerabwicklung – von der Berechnung bis zur Meldung. So funktioniert es:

Schritt 1: Transparente Steuerermittlung

• Bei jedem Verkauf erkennt Odoo automatisch, ob es sich um einen EU-Lieferfall handelt.
• Das System wendet den richtigen Steuersatz des Ziellands an (z. B. 25 % für Schweden).

Schritt 2: Dokumentation und Nachverfolgung

• Alle Transaktionen werden mit Steuersatz, Land und Kundentyp (Privat/B2B) protokolliert.
• Odoo unterscheidet automatisch zwischen OSS-pflichtigen und lokalen Verkäufen.

Schritt 3: OSS-Berichtserstellung

• Das Odoo-Modul für OSS generiert monatlich/quartalsweise eine Zusammenfassung aller EU-Transaktionen.
• Der Bericht enthält die erforderlichen Daten: Umsätze pro Land, Steuerbeträge, Kundendaten.

Schritt 4: Einreichung über das Portal

• Der Bericht kann direkt aus Odoo exportiert und über das OSS-Portal des Heimatlands eingereicht werden.
• Odoo speichert alle Meldungen zur Nachverfolgung und Compliance-Prüfung.

Vorteile der OSS-Integration in Odoo

• Automatisierte Prozesse: Rechnungen und Steuererklärungen werden automatisch gemäß den OSS-Vorgaben erstellt.​
• Echtzeit-Reporting: Umsätze und Steuerverpflichtungen können in Echtzeit überwacht werden.​
• Skalierbarkeit: Odoo wächst mit Ihrem Unternehmen und passt sich neuen Anforderungen flexibel an.
• Fehlerreduzierung: Manuelle Eingaben und falsche Steuersätze gehören der Vergangenheit an.
• Zeiteffizienz: Die Meldung für alle EU-Länder erfolgt in wenigen Klicks.
• Kostensenkung: Keine teuren externen Steuerberater für jede Länderanmeldung.

Praxisbeispiel: Ein deutscher Händler expandiert in die EU

Ein Mode-Onlineshop verkauft erstmals nach Frankreich, Italien und Spanien. Ohne OSS müsste er drei separate VAT-Registrierungen vornehmen und manuelle Umsatzsteuermeldungen sind fehlerträchtig. Mit Odoo und OSS jedoch ist die Lösung automatisiert und compliant:

1. Odoo kategorisiert jeden Verkauf automatisch als OSS-pflichtig.
2. Die Steuer wird korrekt berechnet (20 %, 22 %, 21 %).
3. Quartalsweise generiert Odoo einen OSS-Bericht, der an das BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) übermittelt wird.
4. Der Händler spart pro Jahr viele tausend Euro an Verwaltungskosten.

Implementierung: So starten Sie durch

• OSS-Registrierung: Melden Sie Ihr Unternehmen im OSS-Portal Ihres Heimatlands an.
• Odoo-Konfiguration:
  • Aktivieren Sie das OSS-Modul in Odoo.
  • Definieren Sie Steuerregeln für EU-Länder.
  • Testen Sie Transaktionen mit Demo-Daten.

• Schulung: Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Odoo und OSS-Meldungen.

Um Berichte über OSS-Verkäufe oder -Importe erstellen oder übermitteln zu können, gehen Sie in Odoo zu Buchhaltung/Berichtswesen/Steuerbericht.  Wählen Sie dort Bericht: Generischer Steuerbericht, und selektieren OSS-Verkäufe oder OSS-Importe. Dann wählen Sie das Format und der Bericht wird generiert. Im Portal der Behörde können Sie den Bericht nun im OSS-Portal einreichen.

Fazit: Zukunftssichere Compliance mit Odoo

Die EU-weite Umsatzsteuerabwicklung muss kein Albtraum sein. Mit dem OSS-System und Odoo automatisieren Sie nicht nur Steuerberechnungen, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft. Mit Odoo als ERP können Sie ihre EU-weiten Umsatzsteuerpflichten effizient und rechtskonform zu erfüllen. Dank Open-Source-Flexibilität passt sich Odoo zudem an künftige regulatorische Änderungen an – eine Investition in langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Odoo Ihr Unternehmen bei der Umsetzung des OSS-Verfahrens unterstützen kann, stehen wir Ihnen gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung. Vereinbaren Sie dafür ganz einfach hier einen Termin mit uns.

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