Peppol: Die Zukunft des elektronischen Dokumentenaustauschs – alles, was Sie wissen müssen

Der grenzüberschreitende Austausch von Geschäftsdokumenten stellt Unternehmen und Behörden weltweit vor Herausforderungen. Hier setzt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) an und bietet eine innovative, global anwendbare Infrastruktur für den sicheren, standardisierten Austausch von Dokumenten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Peppol, seine Funktionsweise und die Vorteile, die es mit sich bringt, wissen müssen.

Was ist Peppol und wie funktioniert es?

Peppol ist eine Non-Profit-Organisation, die eine globale Infrastruktur entwickelt hat, um Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen elektronisch auszutauschen. Peppol nutzt offene Standards, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen ermöglichen. Durch die Einführung eines standardisierten Netzwerks können Unternehmen und Behörden weltweit Dokumente sicher und effizient austauschen.

Die Ziele von Peppol im Überblick:

• Standardisierung des elektronischen Dokumentenaustauschs: Peppol schafft eine einheitliche Grundlage für Unternehmen weltweit.
• Förderung grenzübergreifender Kommunikation: Dank globaler Standards wird der Austausch von Dokumenten vereinfacht.
• Automatisierte Prozesse: Effiziente und transparente Beschaffungsprozesse durch automatisierte Abwicklung von Rechnungen und Bestellungen.
• Sicherer Dokumentenaustausch: Durch strenge Sicherheitsvorgaben wird ein zuverlässiger Austausch garantiert.

Peppol-Participant-Identifier (Peppol-ID) – Was ist das?

Ein zentraler Bestandteil des Peppol-Netzwerks ist der Peppol-Participant-Identifier oder Peppol-ID. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die jedem Teilnehmer im Netzwerk zugewiesen wird. Die Peppol-ID besteht aus verschiedenen Komponenten, die die Identität des Partners und das jeweilige Land beschreiben.

Diese ID dient als sichere Identifikation der Partner, die miteinander in Verbindung stehen. So wird eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation innerhalb des Netzwerks gewährleistet.

Die Infrastruktur des Peppol-Netzwerks – Das 4-Corner-Modell

Die technische Basis des Peppol-Netzwerks ist das 4-Corner-Modell, das aus vier Komponenten besteht:

1. Absender (Sender): Der Partner, der das Dokument sendet.
2. Empfänger (Receiver): Der Partner, der das Dokument erhält.
3. Peppol Access Point (PAP): Zugangspunkt, über den der Austausch abgewickelt wird.
4. Service Metadata Locator (SML): Ermöglicht die Lokalisierung des Empfängers im Netzwerk.

Durch dieses Modell können Absender und Empfänger unabhängig voneinander über ihre eigenen Access Points kommunizieren, was die Interoperabilität erleichtert und eine sichere Datenübertragung ermöglicht.

Peppol Access Points (PAP) – Die Zugangspunkte zum Netzwerk

Ein Peppol Access Point (PAP) ist ein zertifizierter Zugangspunkt, der Organisationen den Zugang zum Peppol-Netzwerk ermöglicht. Unternehmen können entweder selbst ein PAP werden oder den Zugang über Dienstleister nutzen. Die Access Points sind eine wesentliche Komponente der Peppol-Infrastruktur, da sie die technische Verbindung zum Netzwerk herstellen und eine standardisierte Kommunikation ermöglichen.

Business Interoperability Specification (BIS) – Standardisierte Dokumentenstruktur

Die Business Interoperability Specification (BIS) definiert die Struktur und den Inhalt der Geschäftsdokumente innerhalb des Peppol-Netzwerks. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer des Netzwerks eine einheitliche Dokumentenstruktur verwenden und so die Kompatibilität und Lesbarkeit der Dokumente gewährleistet wird.

Zu den unterstützten Dokumententypen zählt beispielsweise die XRechnung, ein Standardformat für elektronische Rechnungen.

Peppol in Odoo integriert – Vorteile für Unternehmen

Odoo, eine führende ERP-Software, bietet eine vollständige Integration von Peppol. Damit können Unternehmen Peppol nutzen, um elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente sicher und effizient auszutauschen. Dies geschieht über das Odoo-Modul „account_peppol“, das in der Odoo Community Edition (CE) und Enterprise Edition (EE) verfügbar ist.

So funktioniert die Peppol-Integration in Odoo:

Registrierung: Um Peppol in Odoo zu nutzen, müssen Unternehmen sich zunächst registrieren und ihre Unternehmensdaten angeben.

Konfiguration: Die Funktion wird über „Accounting > Configuration > Settings“ aktiviert. 

EAS-Code: Odoo füllt den Peppol Electronic Address Scheme (EAS)-Code automatisch basierend auf dem Sitzland des Unternehmens aus.

Bild: Konfiguration Peppol in Odoo 18    Quelle: Odoo 18

Vorteile der Nutzung von Peppol für Unternehmen

Peppol bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Behörden, die ihre Prozesse digitalisieren und international agieren möchten:

• Compliance: Durch die Nutzung internationaler Standards entspricht der Dokumentenaustausch den gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen an elektronische Rechnungen.
• Sicherheit: Das Protokoll von Peppol verifiziert sowohl den Absender als auch den Empfänger, wodurch die Sicherheit des Datenaustauschs gewährleistet wird.
• Kostenersparnis: Die Standardisierung reduziert den Aufwand für Dokumentenabwicklung und minimiert Fehler.
• Globale Reichweite: Da Peppol weltweit eingesetzt wird, können Unternehmen und Behörden Dokumente mit Partnern auf der ganzen Welt austauschen.

Technische Details des Peppol-Netzwerks im Überblick

Das Peppol-Netzwerk setzt sich aus einer komplexen Infrastruktur zusammen, die folgende Komponenten beinhaltet:

1. Übertragungskanal: Peppol nutzt globale Standards für den Dokumentenaustausch.
2. Standard Business Document (SBD): SBD dient als „technischer Umschlag“ für die übertragenen Geschäftsdokumente.
3. DNS-Eintrag und SML: Der DNS-Eintrag über den SML ermöglicht die Lokalisierung des Empfängers im Netzwerk.
4. Technische Spezifikationen: Die OpenPeppol Association definiert die Spezifikationen und stellt die Kompatibilität des Netzwerks sicher.

Fazit: Peppol – Effizienter Dokumentenaustausch für Unternehmen und Behörden

Peppol bietet eine moderne und zukunftsweisende Infrastruktur für den globalen elektronischen Dokumentenaustausch. Dank standardisierter Prozesse und hoher Sicherheitsvorgaben ermöglicht Peppol eine effiziente und kostensparende Abwicklung von Dokumenten – national und international. Die Integration in ERP-Systeme wie Odoo erleichtert Unternehmen zusätzlich die Implementierung und Nutzung.

Mit der stetigen Weiterentwicklung und zunehmenden globalen Verbreitung ist Peppol ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse digitalisieren und standardisieren möchten.