Unternehmen sind verpflichtet, ihren geschäftlichen Schriftverkehr zu archivieren. E-Mails gehören im Rahmen dieser Vorschrift auch zu den geschäftlichen Papieren. Maßgeblich für die E-Mail-Archivierung sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabeanordnung (AO) sowie die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).
Die Gesetzgebung hat keine ausführlichen Erläuterungen für die Speicherung und Katalogisierung geschäftlicher E-Mails gegeben. Allgemeine Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung lassen sich aus dem § 146 AO und § 239 HGB herleiten:
vollständig
richtig
zeitgerecht
unveränderlich
geordnet
nachvollziehbar
Einige dieser Punkte sieht auch das GoBD vor. Es wird davon gesprochen, dass eine revisionssichere Archivierung erfüllt ist, wenn die E-Mails und ihre E-Mail-Anhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Ausgehend von diesen Anforderungen lässt sich jetzt überprüfen, ob es bei der E-Mail-Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails in Odoo um eine revisionssichere Ablage handelt.
1. Vollständig
Die eingehenden und ausgehenden E-Mails werden vollständig in der Datenbank von Odoo abgelegt. Über den Menüpunkt Einstellungen/Technisch/E-Mails können alle eingehenden und ausgehenden E-Mails aufgerufen werden.
2. Manipulationssicher
Benutzer können E-Mails senden und empfangen. Die E-Mails werden in der Historie des jeweiligen Vorgangs abgelegt und sind nicht nachträglich editierbar. Der Administrator könnte die EMails nachträglich nur in der Datenbank bzw. über den Menüpunkt Einstellungen/Technisch/E-Mails bearbeiten. Um dies zu verhindern, sollte das nachträgliche Editieren mittels Zugriffsrecht eingestellt werden.
3. Jederzeit verfügbar
Der Zugriff auf die Datenbank von Odoo sowie die E-Mails in der Historie ist jederzeit möglich.
4. Maschinell auswertbar
Durch die Speicherung der E-Mails in der Datenbank ist eine maschinelle Verarbeitung gegeben.
Die genannten Punkte und ihre Erläuterungen lassen meiner Ansicht nach den Schluss zu, dass es sich bei der E-Mail-Funktionalität von Odoo um eine revisionssicher Ablage der E-Mails handelt.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung